Change order: como receber por cada extra da obra

Toda construtora já passou por isso: o cliente pede "só uma coisinha", a equipe faz, e quando a fatura chega o cliente se surpreende. O serviço está feito, o dinheiro não vem e a relação piora. O problema não foi o serviço extra. Foi a falta do change order.

O que é um change order

Change order é um acordo por escrito que altera o contrato original: escopo, preço, prazo ou os três. Ele transforma uma conversa de corredor em um documento que os dois lados aprovaram.

O que todo change order precisa ter

• Número em sequência por obra, para ninguém confundir o CO 3 com o CO 4
• Um título curto que qualquer pessoa entende, como "Abrir janela na parede norte"
• Descrição clara do que será feito e do que não será
• O valor, mesmo quando é zero (sim, extra de graça também merece registro)
• Os dias acrescentados ao prazo
• A aprovação do cliente, com nome e data

Mande antes do serviço, não depois

A regra que mais economiza dinheiro é simples: sem aprovação, sem serviço. Parece rígido, mas o cliente prefere. Ele vê o custo antes de decidir e ninguém se sente enganado depois.

O obstáculo sempre foi a velocidade. Ninguém quer parar a obra para imprimir formulário e correr atrás de assinatura. Por isso a aprovação precisa acontecer no celular: o cliente recebe um link, lê a alteração e toca em aprovar ou recusar. O escritório vê a resposta em minutos.

Um change order aprovado no celular em cinco minutos vale mais do que um perfeito que nunca é assinado.

Mantenha contrato e cronograma em dia

O change order aprovado não pode morar numa pasta. Ele muda o valor do contrato e a data de entrega. Quando esses números se atualizam sozinhos, as faturas, o a receber e o cronograma continuam verdadeiros.

Erros comuns

• Fazer o extra primeiro e "acertar o preço depois"
• Juntar várias alterações num documento vago
• Esquecer os dias acrescentados e depois levar a culpa pelo atraso
• Não registrar as alterações recusadas (elas também protegem você)

RFI: o primo do change order

Muito change order começa como uma pergunta: "Quer a tomada aqui ou ali?" Essa pergunta é uma RFI (pedido de informação). Registrar a pergunta e a resposta do cliente evita retrabalho e guarda o histórico se a decisão mudar depois.

O plano Build do Four Built tem change order com aprovação do cliente por link, atualização automática do contrato e do prazo, e RFIs que o cliente responde direto do celular.